LAS CLAVES PARA JUSTIFICAR CORRECTAMENTE TU PROYECTO
Si tienes que justificar un proyecto es porque has conseguido una ayuda, ¿verdad? Esto, sin duda, es una muy buena noticia. Pero ¿ahora qué?
Tras la buena noticia de que has obtenido la subvención solicitada y de recibir la enhorabuena, por delante queda un proceso. La resolución es solo el punto de partida y la siguiente fase es crucial y decisiva: justificar la correcta y adecuada utilización de los fondos que te han sido asignados.
Enfrentarse a esta tarea puede ser complejo si no tienes claro cómo debes abordarla. Sigue leyendo, porque en este artículo, nuestros consultores han resumido las claves para que tu trabajo sea exitoso.
La tarea de justificar
La justificación realmente trata de argumentar las siguientes razones:
- por qué se ha realizado el proyecto,
- que el mismo ha sido consecuente con lo inicialmente previsto,
- y que se aportan todas las pistas de auditoría requeridas por el órgano gestor.
Esta etapa final requiere establecer un esquema claro de actuación y procedimiento. A continuación, te facilitamos las cuestiones que debes tener en cuenta:
1. Atender a guías y modelos oficiales
Entre la documentación que deberá aportarse para la comprobación de la correcta ejecución del proyecto subvencionado se incluye la cuenta justificativa.
La mayoría de las líneas de ayudas, además de contar con una normativa reguladora, incluyen también guías con directrices, modelos de cuenta justificativa y formularios específicos. Es necesario comprobar si existen plantillas oficiales para completarlas y presentarlas en la justificación.
“Lo más importante es cumplir con las formalidades de cada convocatoria. Por muy acostumbrados que estemos en nuestro equipo a redactar y preparar justificaciones, atendemos a las indicaciones, requisitos y normas de cada una como una tarea específica de nuestro trabajo. Es una gran responsabilidad”.
Ana Barrio (Consultora en Nextwind)
2. Elaborar un checklist durante la fase de ejecución
Desde el momento en que se reciba la subvención o se comience la ejecución del proyecto, es necesario planificar. En este sentido, debes establecer un orden de toda la documentación que se debe aportar a lo largo del proceso. Para ello, te puede servir la elaboración de un archivo con la enumeración de cada documento requerido en la etapa final. Este es un soporte ágil y útil para tener siempre a mano durante la ejecución del proyecto.
Asimismo, este listado enunciativo de los documentos necesarios va a permitir llevar un registro detallado del cumplimiento de todo lo requerido por el órgano gestor.
¡No olvides incluir en este listado el cumplimiento de las medidas y exigencias de publicidad y difusión!
3. Establecer contenido básico de la memoria justificativa de actividades
Como hemos constatado, cada convocatoria puede establecer sus propios formularios y modelos oficiales, pero suelen tener algo en común: en la mayoría requieren desarrollar y describir el proyecto que se ha llevado a cabo.
Para una buena justificación de la actividad realizada, los siguientes son aspectos relevantes a comentar:
– Presentación de la entidad ejecutora del proyecto y encaje del proyecto en su actividad.
– Actividades y fases que se han desarrollado durante el proyecto.
– Resultados obtenidos y metas alcanzadas.
– Impacto en el entorno e hitos estratégicos de la convocatoria que han sido atendidos.
De forma adicional, suele completarse esta información con:
- El detalle de la cronología
- Los medios implicados en la ejecución
- Las posibles desviaciones acontecidas en términos económicos o técnicos
- Las estrategias de mitigación implementadas
- Un reportaje fotográfico sobre la actuación subvencionada
4. Controlar los resultados de la cuenta económica
En este punto, hay que asegurar un registro detallado de todo aquello que sirva de soporte documental sobre los gastos realizados: facturas, justificantes de pago, informes financieros, incluso registros contables. De esta forma, el organismo financiador podrá verificar la trazabilidad de lo solicitado con la realidad ejecutada.
Resulta imprescindible atender a todo lo solicitado por el organismo financiador, con especial detalle en lo requerido para justificar los gastos de personal propios a efectos del proyecto.
5. Revisar la documentación a presentar
Antes de enviar la justificación, te recomendamos revisar minuciosamente todos los documentos y cifras. Se trata de verificar que no haya errores, falte documentación o haya inconsistencias que puedan generar dudas o requerimientos por parte del órgano gestor.
Por ejemplo, en algunas ocasiones, se requiere adicionalmente la presentación de informe de auditor atendiendo al volumen del presupuesto del proyecto. En otras, se exime de la presentación de facturas o justificantes de pago de bajo importe.
6. Testear la plataforma habilitada para la justificación
Antes de comenzar a volcar toda la documentación generada para esta fase definitiva del proyecto, es conveniente probar. Por un lado, el funcionamiento de la plataforma, y por otro, la operativa de la misma. En este sentido, es bueno adelantarse y conocer los apartados que deben completarse directamente en la plataforma, así como las limitaciones de peso y formato que pueda establecer para determinados archivos.
¡Bonus track! Recordar las fechas
Aunque parezca obvio, es importante tener agendado recordatorios con la fecha de finalización de ejecución y justificación del proyecto. También habría que tener en cuenta si existe un periodo para solicitar modificaciones. Los plazos son tan importantes como la documentación a aportar, si no se cumplen, corres el riesgo de perder la financiación conseguida.
Ahora sí, ¡enhorabuena y a por todas!
Recuerda que la justificación puede ser decisiva para el disfrute o no de tu subvención. Haz que siga siendo una buena noticia, y si te ves desbordado, no te la juegues. Siempre puedes plantearte contar con la ayuda profesional de nuestros consultores.
